De term onboarding process komt uit de HR-wereld. Misschien heb je al eens gehoord van de wet Wwft? Het doel van een onboarding process is om alles wat in deze wet staat te integreren binnen jouw bedrijf. Dit omvat een heleboel taken en daarom kan het handig zijn om dit proces te automatiseren. Hierdoor hebben jouw klanten een prettigere beleving waardoor je ook sneller nieuwe mensen kunt aannemen. Alles is erop gericht om witwassen tegen te gaan. Het verrichten van een cliëntenonderzoek en kijken of er verdachte transacties zijn, is een belangrijk onderdeel. Je wilt natuurlijk niet dat jouw bedrijf heir doelwit van wordt. Met online software wordt er veel van deze administratieve rompslomp uit handen genomen.

Onboarding process met software

Het is handig als je zelf niet hoeft te checken of de klanten die je doet wel te vertrouwen zijn. Door hier software voor te gebruiken wordt dit al automatisch voor je gedaan. Zo wordt er bijvoorbeeld een dubbele controle uitgevoerd bij iedere nieuwe klant die je aanneemt. Hierdoor kun je dus op een integere manier zaken doen. Verder voldoe je op deze manier ook aan de principes die staan omschreven in het KYC-principe. Weten of er geen verdachte transacties zijn is cruciaal voor het behouden van een goede reputatie. Als er bekend wordt dat je samenwerkt met een criminele partij kan jouw reputatie daaronder leiden en soms kun je zelfs een boete krijgen.

Automatiseren van het proces

Doordat je zelf niet alle zaken hoeft te checken scheelt dit veel tijd. Ook zorgt het automatiseren ervoor dat er weinig kans is om fouten te maken. Dus in dit geval dat je vreemde transacties over het hoofd ziet. Zo kun je met automatiseringssoftware een klantenportefeuille aanleggen die automatisch wordt gescreend. Als er sprake is van een verdachte transactie krijg je daar gelijk een melding van. Verder worden alle klanten waarmee je zaken doet gecontroleerd op hun identiteit. Een andere mogelijkheid is dat je een KvK-uittreksel kunt toevoegen.